フリーランスが押さえておきたい!請求書作成のコツとインボイス制度について

 

 

フリーランスは、自分のスキルを最大限に活かした、自由な働き方ができますが事業に関わる全てを自己責任でビジネスをする以上、事務作業も自ら行う必要があります。

その中でも請求書の作成は、金銭的なやりとりを伴う重要な業務の一つであり、これからのビジネスシーンに影響を与えるであろう新たな制度、インボイス制度の存在も知っておく必要があります。

 

 

目次

 

 

請求書作成の基本ルールと注意点

現状、請求書のフォーマットは厳密に決められたものはなく、一般的な請求書として参考になるフォーマットは、国税庁のウェブサイトから確認することができます。

国税庁ウェブサイト
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

このフォーマットに沿って作成することで、請求書の見落としを防ぐことができます。

また、仕入税額控除を受けるためには、発行した請求書を必ず保存しておく必要があります。

 

請求書等の記載事項

一般的な請求書に記載しなければならない事項は以下の通りです。

  1. ①書類作成者の氏名または名称
  2. ②取引年月日
  3. ③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  4. ④税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  5. ⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

これらは、取引の相手方から交付を受ける、請求書、納品書等に必要となる事項ですが、発行する立場になった場合にも必要となります。

「③取引内容」に関して、軽減税率が適用される特定の商品やサービスについては、8%または10%のいずれかの正確な税率を明記することが求められます。

軽減税率の例としては、「飲食料品」や「医薬品」、「公共交通機関の運賃」、「新聞」などが該当するため、請求書を発行する場合は、対象の商品やサービスが対象であるか把握しておきましょう。

また、「⑤書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」に関しては、法人や法人以外の事業主体によって記載が異なります。

法人の場合は、会社名や法人名が使用され、フリーランスの場合は、個人の氏名や屋号が使用されることが一般的ですので、正確な情報を記載しましょう。

以上のポイントに注意して請求書を作成し、それを保存することで、後々の税務処理や会計処理がスムーズに行えるだけでなく、取引相手に対する信頼も得ることができます。

なお、請求書の作成は煩雑な作業であるため、効率的な請求書作成のためのツールやソフトウェアの利用も選択肢に入れてみてください。

 

請求書等の発行の仕方

請求書の発行の仕方は、「都度方式」と「掛売方式」の2種類があります。

 

都度方式

「都度方式」は取引ごとに請求書を発行する方式です。

つまり、商品やサービスを提供するたびに請求書を発行します。

特に小規模な事業者や個人事業主に適しており、取引数が少ない場合や、支払いのタイミングを調整したい場合などは、都度方式での請求書発行が採用されます。

 

掛売方式

「掛売方式」は毎月の請求書を一括して送付する方式です。

つまり、商品やサービスを提供した後に請求書を発行し、一定期間内に支払いを行う、後払いの方法です。

請求書には支払い期限や支払い先が記載されており、顧客は先に商品やサービスを受け取った後、この期限内に支払いを完了する必要があります。

なお、支払い期限は商品やサービスの提供後、30日または60日の期限とするのが一般的です。

 

発行した請求書の保存

法人は7年間、個人事業主は5年間、請求書を発行した側も送付した請求書の原本の控えを保存する義務があります。

請求書の保存期間は法律で定められており、期間内はいつでも税務署の検査に備えておく必要がありますので、申告後であっても破棄してしまわないよう注意して下さい。

これは、事業者が監査や訴訟に巻き込まれた場合、請求書は重要な証拠となるためです。

例えば、訴訟や紛争の発生があった場合、関係する取引や支払いの正当性を示すために、過去の請求書が必要となる場合があります。

 

電子請求書の活用

電子請求書とは、請求書をPDFなどの電子データで作成し、Webやメールなどを使ってやり取りすることを指します。

これにより、紙ベースの請求書と比べて効率性が大幅に向上します。

電子請求書を導入するメリットとデメリットは以下のようなものがありますので、業務形態や取引先などに合わせて検討してみて下さい。

 

電子請求書のメリット

 

電子請求書のデメリット

 

 

インボイス制度とは

インボイス制度とは適格請求書等保存方式のことで、登録番号と適用税率、消費税額等を記載した請求書のことです。

これは、2019年10月から消費税率が8%と10%の2種類になったことから、消費税を計算して正確に納付することが目的です。

 

インボイス制度の基本ルールと注意点

インボイス制度は2023年10月1日から開始される予定です。

それに向けて、各事業者は2023年3月31日までに適格請求書発行事業者の登録を済ませる必要があります。

 

インボイス制度によって変わること

これまでの制度では、仕入れにかかった消費税は全額控除可能でしたが、インボイス制度導入後は適格請求書発行事業者からの仕入れのみ消費税を控除できます。

これにより、仕入れ税額控除ができない事業者との契約を見直す必要がある場合もあります。

フリーランスであれば、課税売上が1,000万円以下の場合、消費税の納税義務のない「免税事業者」ですのであまり関係ないと思うかもしれません。

しかし、発注側の企業からすると、仕入で払った消費税が仕入税額控除に適用されないため、適格請求書発行事業者としてインボイスが発行できる別のフリーランスに仕事が集まる可能性があります。

 

適格請求書の記載事項

適格請求書には以下の記載事項が必要となります

  1. ①発行事業者の氏名または名称および登録番号
  2. ②取引年月日
  3. ③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  4. ④税率ごとに区分して合計金額(税抜または税込)および適用税率
  5. ⑤税率ごとに区分した消費税額等
  6. ⑥書類の交付を受ける事業者の氏名または名称の計算方法・端数処理

気を付けたい点としては、「⑤税率ごとに区分した消費税額等」であり、消費税計算における1円未満の端数は、「1つの請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行う」というルールがあります。

切り上げ、切り捨て、四捨五入など、どのような端数処理をするかは事業者が任意で決めて良いとされていますので、取引先ともルールを共有してトラブルが起きないようにしましょう。

一般的には「切り捨て」を採用している企業が多いようです。

また、消費税額を計算する方法は以下の2種類があるため、税別・税込のいずれで計算するかも検討する必要があります。

 
税別金額で消費税額を計算する場合

税別金額で消費税額を計算する場合、税率ごとに区分した合計金額にそれぞれ10%または8%を掛けた金額に対して端数処理を行います。

 

税込金額で消費税額を計算する場合

税込金額で消費税額を計算する場合は、税率ごとに区分した合計金額に対して10/110または8/108を掛けた金額に端数処理を行います。

 

適格請求書の交付が免除されるケース

一部の商品やサービスについては、適格請求書の交付が免除されるケースがあります。

例えば、公共交通機関、卸売市場における生鮮食料品、自動販売機、郵便切手などの取引では、適格請求書の交付が免除されます。

 

 

まとめ

本記事では、フリーランスにとって重要な請求書作成の基本ルールと注意点、請求書の作成と保存方法、電子請求書のメリットとデメリット、そして新たに導入されるインボイス制度について解説しました。

フリーランスである私たちも、これらの制度とルールを理解し、適切に請求書を作成することがビジネスの成功に繋がります。

特にインボイス制度は近年の大きな変化であり、適切に対応することで税負担の軽減やビジネスチャンスの拡大につな

がる可能性があります。

 

フリーランスとして活動する上で、日々の業務に加えてこれらの知識もしっかりと身につけていきましょう。

 

 

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