PMOとはどんな仕事？PMとの違いは？必要なスキルや資格を解説
PMO（Project Management Office）は、プロジェクトマネジメントに関連する機能や役割を一元化して効率的に運用するための部門またはチームを指します。 PMOの役目はプロジェクトの成功を支えるためのガバナンス（管理体制）、ツール、手法、プロセスなどを提供し、維持することです。 本記事では、PMOの仕事内容、PMやコンサルタントとの違い、PMOになるための必要なスキルや資格を解説します。
PMOとはどんな仕事なのか
PMOの仕事内容は、業務を通じて組織全体のプロジェクトの効率性、品質、成果を向上させることです。 また、組織に最適なプロジェクト管理を導入することもPMOの重要な仕事です。
プロジェクト管理の標準化
組織内の全てのプロジェクトに統一的な枠組みと方法を提供します。 主に、プロジェクトの計画、実行、監視とコントロール、そして終結といった各プロセスで使用されるテンプレート、ツール、技法などが該当します。 これらを標準化することにより、組織全体のプロジェクト進行に一貫性が生まれ、新たにプロジェクトを始めるときもこれを適用することが可能になります。
パフォーマンス監視
進行中のプロジェクトのパフォーマンスを定期的に追跡・評価し、KPI（重要業績評価指標）と比較します。 プロジェクトが予定通りに進行しているか、リスクが生じていないか等を確認し、問題が発生した場合には、解決策を提供して、プロジェクトチームがそれに対応できるよう支援します。
リソース管理
組織内のプロジェクト全体のリソース（人材、時間、予算など）を最適に配分します。 例えば、あるプロジェクトがスムーズに進行しており、リソースを余分に使っていないと判断した場合、その余剰のリソースを他のプロジェクトに振り分けるといったことを行います。 また、必要なリソースが見込まれる未来のプロジェクトに対しては、早期に計画を立て、必要な人材や予算を確保することもPMOの役目です。
リスク管理
プロジェクトが直面する可能性のあるリスクを早期に特定し、そのリスクが現実になったときの対策を事前に検討します。リスクとは、プロジェクトの目標達成に影響を及ぼす可能性のある不確定な出来事や状況です。 リスク管理には、リスクの特定、評価、監視、そしてそれに対する対策の立案と実行が含まれます。
教育とトレーニング
プロジェクトマネージャーやプロジェクトチームに対し、プロジェクト管理に関するスキルと知識の向上を図るための教育プログラムやトレーニングを提供します。 主にプロジェクトの計画立案、スケジューリング、リスク管理、コミュニケーション、リーダーシップなど、プロジェクト成功に必要な多岐にわたるスキルや知識が対象になります。 これらの教育とトレーニングは、一部は外部のプロフェッショナルトレーナーやコンサルタントによって提供されることもありますが、PMO自体が持つ経験や専門知識に基づいて内部で行われることも多いです。
PMOとPMの違い
PM（Project Manager）とは、あるプロジェクトの全体的な進行を管理し、計画、実行、監視、およびプロジェクトの完了までの一連の活動を統括する役職です。 PMは、プロジェクトの目標達成を主導し、プロジェクトチームの管理、スケジューリング、リスク管理、ステークホルダーとのコミュニケーションなどを担当します。
一方、PMOは組織全体の視点からプロジェクト管理の支援や統制を行います。 主に、複数のプロジェクトにわたるリソースの配分、組織全体のプロジェクトポートフォリオの管理、プロジェクト管理メソッドやツールの標準化、リスクと問題の管理、教育とトレーニングなどが該当します。 つまり、PMは個々のプロジェクトを成功に導く役割を担い、PMOは組織全体のプロジェクト成功をサポートし、組織の戦略的な目標達成を助ける役割を担っているのです。
PMOとコンサルタントの違い
PMOとコンサルタントは、共に組織の目標達成に向けた支援を行いますが、その役割と方法は異なります。 PMOは組織内の役割で、その主な任務は個々のプロジェクトまたは組織全体の統制と管理を行うことです。 一方、コンサルタントは、外部の専門家または専門組織であり、組織の問題解決や目標達成に向けたアドバイスやソリューションを提供します。
そのため、コンサルタントは特定の専門知識を持っており、それを活用して組織の特定の問題に対する解決策を提案したり、新たな戦略や改善計画の策定を支援することが仕事となります。つまり、PMOは組織内のプロジェクト管理に関する標準化と最適化に重点を置き、コンサルタントは特定の専門知識を提供して組織の問題解決や改善を支援するという違いがあります。
PMOに向いてる人
PMOは多くのプロジェクトを同時に管理するため、タスクや情報を整理し、効率的に進行させる能力が必要です。 そのため、各プロジェクトの状況を整理して、俯瞰的に物事が見れる人や、複数のプロジェクト間の調整を行うコミュニケーション力がある人が望ましいでしょう。 また、PMOには3つのタイプがあり、それぞれ役割やプロジェクトへの関与度が異なります。
PMOに向いている人について下記でまとめているのでご確認下さい。
あなたはPMOに適したMBTI？向いている人と向いていない人
支援型PMO
PMに対する影響が最も低いタイプのPMOで、PMの自主性を尊重し、彼らが自らの裁量でプロジェクトを進行することが重視されます。 支援型PMOはPMに対して資料テンプレートやアドバイスを提供したり、トレーニングを行ったりすることで支援しますが、PMに対して厳密な指示やアドバイスをすることはほとんどありません。
支援型PMOは、PMが十分に経験やスキルを持ち、自らの判断でプロジェクトを進めることができる場合に採用される方法で、PMOの介入が最小限で済むという利点があります。 一方で、経験の少ないPMには不向きであり、後述するコントロール型や指揮型PMOが向いている場合があります。
コントロール型PMO
支援型と同じくPMを支援しますが、より詳細な部分に関与し、プロジェクトマネジメントのフレームワークや方法論を提示したり、使用するツールなども指定することがあります。PMに対して厳格な指示は出しませんが、プロジェクトの進行状況や成果物を監視し、パフォーマンスを評価し、プロジェクトのリスクや問題に対しても、PMと協力して問題解決に取り組みます。
指揮型PMO
PMをPMOが直接指揮し、プロジェクトの進行にまで影響を及ぼします。 支援型やコントロール型PMOのように、手法やトレーニングを施すだけでなく、ネクストアクションまで厳格に指示を出してプロジェクトを牽引することが指揮型PMOです。主に経験の少ないPMがいるプロジェクトや、難易度の高い複雑なプロジェクトで採用されます。
PMOに必要な資格
PMOは資格がないと出来ない職種ではありませんが、PMの支援や複数のプロジェクトをコントロールする必要があるため、次のような資格があると有利です。
PMOスペシャリスト認定資格
日本PMO協会が運営しているPMOとしてのスキルを証明するための資格です。 PMOスペシャリストは、PMOの基礎を証明する「PMOSスペシャリスト・シングルスター」と、マネージャークラスの知識を証明する「PMOSスペシャリスト・ダブルスター」の2つのランクがあり、ランクアップ制度が導入されています。 PMOとして働いている人はもちろん、これからPMOを目指す人には必須の資格です。
プロジェクトマネージャ試験(IPA)
経済産業省のIT政策実施機関であるIPAが認定している日本の国家資格です。 令和4年度の合格率は14.1%であり、IPAが発行している資格の中でも最高難易度のレベル4に位置づけられている高難易度な資格です。 「プロジェクトマネージャー」という名称は付いていますが、プロジェクトを成功に導くための技術や知識が試されるため、複数のプロジェクトを成功させる役割であるPMOも取得しておきたい資格の1つでしょう。
PMBOK PMP
米国のプロジェクトマネジメント協会であるPMIが認定する国際資格で、IT業界に限らず建設業界や金融業界などさまざまな業種で活用されている資格です。 国際的な資格で、試験も英語（日本語訳オプションもあり）のため、グローバルで活躍したいと考えている人にお薦めの資格です。
まとめ
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）は、プロジェクトマネジメントに関連する機能や役割を一元化し、組織全体のプロジェクトを効率的に運用する部門またはチームです。 プロジェクトの成功を支えるために、ガバナンス、ツール、手法、プロセスなどを提供し、それを維持するため、プロジェクト管理の標準化、パフォーマンス監視、リソース管理、リスク管理、教育・トレーニングなどを行います。
PMOに向いている人は、タスクや情報を整理する能力や俯瞰的に物事を見る力、コミュニケーション力があり、プロジェクト管理の知識・経験がある人が良いでしょう。 また、PMOスペシャリスト認定資格やプロジェクトマネージャ試験、PMBOK PMPなどの資格取得が有利です。PMOは必ずしもPMを経験している必要はないですが、コミュニケーションの部分でPMを経験していると有利です。PMOを目指そうと考えている人は、PMとしての経験を通して必要なスキルと資格を習得してください。
